O que é uma ordem de serviço e como você pode usar na sua oficina

Uma ordem de serviço pode ser um registro da forma pela qual o serviço executado pela empresa foi contratado e de fato executado.

O documento que pode orientar a equipe interna durante a execução do serviço, além de manter a administração ciente do que está em produção dentro da corporação.

A ordem de serviço é um documento tão importante que as empresas mais organizadas utilizam sistemas de gestão de última geração para estarem prontas para gerar |O.S, controlar e arquivar de forma eficiente.

Neste artigo vamos mostrar o modelo de ordem de serviço mais utilizado pelas empresas mais modernas e dinâmicas do mercado.

Você verá como é fácil, rápido e direto fazer e gerenciar ordens de serviço em sua empresa utilizando um sistema de gestão moderno.

O que é um pedido de peça

Uma ordem de serviço é aquele documento interno da empresa que visa registrar todos os detalhes sobre a prestação de serviço que está sendo contratada pelo cliente.

A partir da ordem de serviço, a administração terá uma visão mais ampla dos setores envolvidos, tendo o poder de ordenar e planejar todas as demandas importantes para o atendimento ao cliente.

Uma ordem de serviço – O.S – organiza qualquer estilo de atividade em diversos setores, como: oficinas mecânicas, assistência técnica em informática, celulares, confecções, pequenas fábricas de móveis sob medida e muitos outros.

A abertura de ordens de serviço deve ser um procedimento padrão da empresa. Para cada novo pedido ou obrigação gerada, uma ordem de serviço atualizada deve ser emitida.

A ordem de serviço é considerada como um mecanismo de comunicação fechado em uma própria empresa, o que acelera a estratégia de preparar a equipe interna com insumos e ferramentas adequadas para a execução do serviço.

Informar o tipo de serviço que será prestado, mencionando a data de início e término, descrição detalhada dos procedimentos a serem distribuídos (descrição do serviço), além de valores e condições de pagamento que poderão ser apresentados apenas ao cliente e, portanto, para a empresa.

Para que serve um pedido de peça?

Uma ordem de serviço, além do que já mencionamos, também permite que os prestadores de serviços demonstrem um maior nível de organização aos consumidores.

Nada é mais constrangedor do que contratar um prestador de serviços e sair de ‘mãos vazias’, sem sequer um documento que comprove que você acabou de deixar seu equipamento ou carro aos cuidados de um especialista e quais reparos você solicitou.

Para não mencionar a questão legal, como o código de proteção ao comprador.

Quando ainda não tínhamos acesso a ferramentas modernas para geração de ordens de serviço, era comum que pequenas empresas não possuíssem registro de serviços de clientes.

Os serviços eram acordados apenas ‘em palavra’ e as informações também eram armazenadas na memória dos envolvidos. Procedimento amador que, via de regra, acabava gerando atritos entre as partes.

Um grande avanço nesse setor foi a inserção dos famosos blocos de ordens de serviço, que ajudaram de certa forma, pois, se o cliente comparecesse na empresa meses depois exigindo uma garantia que não havia sido acordada, e nesse caso não havia outra solução para o provedor de serviço, além de tentar procurar um sistema operacional antigo e perdido entre dezenas ou muitos blocos de ordens de serviço antigas.

Uma dor de cabeça e uma perda de tempo que, hoje em dia, com os novos sistemas de gestão, simplesmente não existe, pois basta inserir o CPF do cliente ou o código de matrícula do veículo para ter acesso a todo ou qualquer O.S gerado para o cliente em muito poucos segundos.

E muitas vezes essa não é a única vantagem de obter um sistema der ordem de serviço.

Ao criar uma ordem de serviço de reposição, já com valores e condições de pagamento, você agiliza o agradecimento para inserir esses valores dentro do financeiro. Sem ter que se preocupar com esse detalhe depois de ter fechado a ordem de serviço.

Como funciona uma Ordem de Serviço

Um cliente entra em contato com a empresa solicitando um orçamento para resolver um determinado problema, dentro do mesmo módulo de ordem de serviço, a empresa faz o orçamento, com uma descrição detalhada do serviço, além dos valores e condições e formas de pagamento.

Posteriormente, se o cliente aprovar a cotação, o prestador de serviços retorna ao O.S, que possui o status de cotação, e altera esse status para ‘Aberto’.

Isso significa que dentro de um módulo de ordem de serviço idêntico é possível percorrer todas as fases do atendimento ao cliente, desde a solicitação de orçamento até a conclusão do serviço e também o fechamento do O.S, quando os valores do serviço são lançados no financeiro e na lista de compras desse cliente, caso já esteja devidamente cadastrado no sistema (módulo cliente).

 

Quais são as grandes vantagens de obter um sistema de encomendas de peças para a sua oficina?

Entre os maiores benefícios que um sistema de ordem de serviço oferece ao prestador de serviço estão:

– Agilidade no atendimento;
– Organização interna;
– Elimina retrabalho, pois a O.S é integrada ao financeiro;
– Maior controle sobre todos os serviços prestados a cada cliente da empresa.

 

O que um sistema de pedido de peças pode fazer pelo seu negócio

– Aumentar o controle sobre todos os diversos departamentos da empresa;
– Evitar que os prazos de conclusão do serviço extrapolem;
– Aumentar o nível de controle sobre a produtividade dos negócios;
– Reduzir o desperdício de material empregado em atendimentos e serviços;
– Melhorar o controle de estoque, pois a ordem de serviço está integrada ao módulo de produtos;
– Melhoria do controle de custos da empresa;
– Facilitar os processos de alterações de status das ordens de serviço de cada cliente;
– Maior clareza sobre as tarefas que a equipe deve realizar;
– Melhorar a gestão financeira do negócio.

Que ferramentas e conhecimentos um sistema de pedido de peças deve fornecer? 

A funcionalidade que um sistema de ordem de serviços deve oferecer pode variar apostando no tipo de serviço oferecido pela empresa.

Mas normalmente, um sistema honesto de ordem de serviço deve conter:

– Numeração de O.S (ordem de serviço);
– Situação da O.S;
– Descrição detalhada do serviço a ser executado;
– Valor de todos os serviços;
– Informações do cliente (nome completo/razão social, CPF-CNPJ, telefone, e-mail e endereço físico);
– Data de início e término do serviço;
– Valores e forma de pagamento;
– Assinatura do representante da empresa;
– Assinatura do cliente;
– Lugar e data.

Para a ordem de serviço de oficinas mecânicas, auto elétricas, motos e funilaria, chapeamento e pintura, são necessárias mais algumas informações, tais como:

– Dados do veículo como:
código de matrícula, quilometragem, marca e modelo, ano de fabricação;

– Nome do proprietário ou responsável.

As informações contidas em uma ordem de serviço completa conferem à O.S o status do documento, além de facilitar o acesso a informações especiais.

Além do conhecimento da empresa prestadora do serviço, como marca da empresa, razão social, CNPJ, endereço, telefone, são inseridos automaticamente na O.S.

Há pouco tempo, as ordens de serviço eram feitas em blocos de papel, o que gerava alguns inconvenientes, como, por exemplo, não havia integração entre o setor de vendas/serviços e, portanto, o controle interno, além do retrabalho de ter que lançar os valores do serviço em uma planilha após o fechamento do pedido, justamente porque também não há integração entre departamentos (módulos), como há num sistema de gestão totalmente integrado (ERP).

Atualmente, todas aquelas empresas que estão mais atentas e que são mais competitivas do mercado já aderiram a sistemas ERP na nuvem com integração entre módulos.

Tendo um enorme ganho em economia de tempo, pois, sem o retrabalho de lançamentos  repetitivos, a ocorrência de erros de obtenção e controle financeiro, principalmente, foi eliminada.

Ainda se pode usar uma planilha Excel para fazer ordens de serviço

Mas, na verdade, isso pode ser uma enorme perda de tempo, pois hoje temos sistemas modernos e fáceis de usar, nos quais qualquer pessoa pode implantar um sistema de ordens de serviço dentro da empresa em questão de minutos.

Todos devidamente integrados e automatizados,  atendendo a processos padronizados que promovem a economia de tempo e eliminam retrabalho.

Assim, você gerará uma ordem de serviço organizada e clara que ainda permitirá que você veja cada etapa do atendimento ao cliente.

Tal como:

ORÇAMENTO: criação da autorização do cliente;
ABERTURA: quando é aprovado um orçamento, você faz a abertura da O.S informando as datas de início e término do serviço;
EM ANDAMENTO: esses status costumam ter um controle mais preciso sobre o andamento dos atendimentos;
FINALIZADO: após a finalização do serviço, basta alterar o status, e neste momento os valores da O.S são lançados dentro do financeiro (transações do dia e contas a receber).

Quando a empresa possui um sistema de ordens de serviço, é possível ter uma visão geral do setor de serviços, bastando abrir a tela que mostra a lista de todas as ordens de serviço.

Você pode gerar um pedido de peças de forma rápida e dinâmica com o sistema de Markup Empresa. Todas as funcionalidades mencionadas neste artigo estão dentro do ERP MarkupEmpresa.

Um sistema de gestão que roda totalmente na nuvem, sem a necessidade de instalação nos computadores da empresa e, portanto, sem a necessidade de comprar licenças individuais ou fazer instalações de redes internas.

A partir do cadastro de compradores, produtos, serviços e insumos, a MarkupEmpresa oferece todas as ferramentas para fazer sua empresa, economizar tempo e evitar erros e retrabalhos.

No módulo de ordens de serviço da MarkupEmpresa, você tem controle total sobre todos os aspectos do atendimento ao cliente, inclusive a comunicação por e-mail sempre que o status da Ordem de serviço mudar – o sistema já envia uma mensagem para o cliente com informações sobre o andamento daquele serviço.

Desta forma, sua empresa tem emissão dinâmica de ordens de serviço e todas as informações necessárias para um processo de controle fechado dentro do setor de serviços.

Esperamos que nosso artigo tenha ajudado você a esclarecer as principais questões importantes sobre ordem de serviço e a forma como o sistema MarkupEmpresa pode facilitar a organização do setor de serviços e reparos do seu negócio.

Se você deseja testar o sistema de ordens de serviço da MarkupEmpresa, acesse a página de cadastro – CLIQUE AQUI – e dê uma olhada por 15 dias, sem compromisso.

 

 

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